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NHS Arden & GEM 代辦支援部門使用 Quest Metalogix 解決方案順利又安全地進行遷移

「透過大幅縮短遷移所需的工時,我們能夠立即地看見投資報酬成效,而且不再需要擔心因人為錯誤所產生的風險」,

創新與產品開發主管 Chris Reynolds 做出以上表示。

難題

AGEM 的 IT 團隊僅有三名成員負責管理 Office 365 上的 1500 名使用者。 他們的職責範圍包含尋求達成全面的規模經濟。

六年前,AGEM 針對自身與其客戶提出「雲端優先」做為目標。 其 IT 團隊瞭解必須將 SharePoint 2007 和 SharePoint 2010 遷移至 Office 365。 但是,由於其團隊的資源有限,因此必須以人工方式將 SharePoint 2010 遷移至 Office 365。 因為 Office 365 具有彈性、可雲端擴充,亦是其公司升級策略的重要部分,所以他們認為此遷移作業是值得的。 由於其組織整體環境的複雜性,因此他們瞭解該作業需要經歷漫長過程才能完成。

開始進行遷移時,他們面臨遍布各地、林林總總的各種機房空間,其目的在於支援 60 個 CCG、NHS England (NHSE),以及供應商信託和當地機關的客戶。 由於生態系統的複雜性不斷地演進與提升,他們瞭解自己沒有時間可以浪費。

於是他們開始人工方式從不同的老舊空間遷移至單一整合的智慧解決方案。

由於要以人工方式從 SharePoint 2007 和 2010 遷移至 Office 365,因此他們必須面臨人為錯誤、佔用日常工作量、輸送量緩慢,以及無法專注於其他核心職責的重大風險。

AGEM 的首要任務之一就是找出可免除人工程序的解決方案,不過同時也要證明其能夠準確順利遷移當地老舊的 SharePoint 伺服器陣列,包括財務管理帳戶。 重要的是,他們將能夠透過未來的任何稽核作業,證實資訊不會受到任何變更,且能保持安全狀態。

創新與產品開發主管 Chris Reynolds 表示:「在與 Quest® 合作前,我們陷入這樣的困境:只能使用人工程序,而且還缺乏新方式立竿見影的作業執行方式; 也就是說,我們無法輕鬆精細還原文件或資料庫,且無法確保正確完成這項作業。」。

對於 AGEM 而言,他們需要移動的資料數量不是重點。 重點在於,他們需的產品要能夠安全地移動資料,而且還能靈活地移動少量資料和大量資料。

解決方案

「當我們開始尋求 Quest 協助時,我們著實對於能順利實現遷移作業感到驚訝」。 Quest 主動與 AGEM 合作,並花時間瞭解該組織嘗試想達成的目標,以及想要採用的方式。Quest 在瞭解狀況後,隨即提出解決方案 Metalogix Essentials for Office 365,並向他們提供落實的規劃藍圖。

Reynold 對此表示感謝:「Quest 提供協助我們達成目標的方法,不會像一些同業競爭者只賣給我們授權,卻不提供我們任何應對方案; 然後在他們的協助下,我們的作業方式開始有所改變。」。

AGEM 一開始先移動少量資料,確保從內部部署資料將機密財務內容移動至雲端時,能夠遵循所有 NHS 的規範。 對於能夠維持版本控制,以及能夠查看內部部署和雲端的內容,他們感到非常滿意。 如此一來,他們便能夠隨時準備好面對各種類型的稽查作業。

此外,AGEM 能夠利用該工具的自動化功能,在營運策略上專注於業務的其他部分。 透過 Quest,他們能夠達成更多目標,減輕所承受的壓力,因為他們不再需要採取人工程序,或是擔心出現人為錯誤。

Reynolds 表示:「透過大幅降低遷移所需的工時,我們能夠立即地看見投資報酬成效,而且不再需要擔心因人為錯誤所產生的風險,」

結果

「如果沒有 Quest 的協助,我可能無法達成曾經能夠做到的事情。 我們所移動的財務資料可能仍然置放在勉強能運作的伺服器中。 如果我當初需要移動具有許多資料夾和子結構的資料量,我們可能得派兩個人忙上一個月的時間,但我們現在只需要一天就能完成作業。」。

透過 Quest Metalogix Academy 的訓練與支援,AGEM 獲益良多。 其技術支援向來是首屈一指的。 例如,他們所使用特殊字元 (包括掛鎖符號) 無法在 Metalogix Essentials for Office 365 介面上正確顯示。 支援團隊會在下週的更新內容中修正此問題。

「合適的工具數週內就能展現價值。 你不需要指派人員留守,或是時時監測確認工具是否正常運作。 Quest 具有絕佳的靈活度,能夠隨著不斷變化的空間演進。我們瞭解 Quest 能夠不斷提供支援,並且總是能如期進行稽核。 我們非常信賴這款解決方案。」。

載 AGEM 持續遷移至雲端的過程中,他們不斷對未來有所其取,並投資客戶導向的 Office 365 團隊,以針對客戶部署各種解決方案,使他們能夠準備就緒並快速進行作業。

他們希望運用與 Quest 合作的經驗總結為實用的心得,為客戶打造合適的服務。 現在,他們能夠妥善處理資料、找出廢棄資料 (一般目前能找出的量約為 80%),並僅移動需要的資料。 AGEM Office 365 團隊已變為更加靈活,並能夠以更有效率、更有成效的方式回應各項事務,並專注於扮演其核心角色。

Reynolds 表示:「目前我們正不斷尋找許多其他可利用 Quest Metalogix 解決方案的方式。 我們也不斷四處散播這項消息,希望其他人也能同樣獲得我們所獲得的投資報酬成效。 我對於 Metalogix Essentials for Office 365 深具信心。 這項工具能有效發揮其功能,並持續展現其作用。」

NHS 為集結數百個組織的大型機構,可在單一架構下提供各種不同服務,而 AGEM 為其五個代辦支援部門之一。 隨著 NHS 持續成長,組織間的交流運作將成為重要關鍵。 為了支援此一要素,其重要的關鍵在於妥善處理後端資料,而這便是 Quest 能夠效力之處。

Reynolds 表示:「我們希望每個人都能藉由我們獲得最佳作法;而透過我們熟知的 Quest 所提供的持續支援與協助,我們將能夠凝聚一切,成為可協助客戶和其他 NHS 業務單位的服務。」。

關於 NHS

NHS Arden and GEM (AGEM) 代辦支援部門能為 NHS England 提供各種服務,且為該國家/地區最大的代辦支援部門之一。 此部門為各級委員、當地機關和供應商重要且值得信賴的合作夥伴,能協助解決他們在建立整合、高品質且具成本效益的服務時所遭遇的難題,進而提供更理想的保健成果。 該部門相當樂於與客戶互助合作,以提供整合、高品質且具成本效益的服務,進而為民眾打造更理想的保健服務。

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