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Migration fluide et sécurisée pour l’organisation NHS Arden & GEM Commissioning Support Unit avec les solutions Quest Metalogix

« En réduisant de manière significative le nombre d’heures de travail nécessaires pour effectuer la migration, nous n’avons pas eu à attendre pour constater le retour sur investissement. Et les erreurs des utilisateurs ne sont plus source d’inquiétude » –

Chris Reynolds, responsable de l’innovation et du développement produits.

LES ENJEUX

AGEM disposait d’une équipe informatique de trois personnes en charge de gérer 1 500 utilisateurs sur Office 365. Sa mission consiste notamment à trouver comment réaliser des économies d’échelle systématiques.

Il y a six ans, AGEM s’est fixé un objectif pour elle et ses clients : migrer vers le Cloud. L’équipe informatique savait qu’elle devrait migrer SharePoint 2007 et SharePoint 2010 vers Office 365. Mais avec ses ressources limitées, la migration de SharePoint 2010 vers Office 365 devrait se faire manuellement. Elle savait que l’effort n’était pas vain, car Office 365 était une solution flexible et évolutive qui jouait un rôle important dans la stratégie de mise à niveau. L’équipe savait qu’en raison de la complexité de l’environnement global de l’entreprise, la route serait longue avant de toucher au but.

Pour commencer, le patrimoine informatique était incompatible et réparti sur un vaste territoire. Il prenait en charge des clients dans 60 Clinical Commissioning Groups, le NHS England (NHSE), mais aussi des fiducies de fournisseurs et des administrations locales.

L’écosystème ne cessait d’évoluer et de se complexifier, et l’équipe savait qu’elle n’avait pas de temps à perdre.

Elle a donc commencé la procédure de migration en partant d’une situation existante disparate pour parvenir à une solution intelligente et intégrée.

La migration de SharePoint 2007 et 2010 vers Office 365 se faisant manuellement, le risque d’erreur humaine était élevé. L’opération était chronophage et lente, et l’équipe n’était plus en mesure de se concentrer sur ses autres tâches essentielles.

L’une des premières tâches d’AGEM consistait à trouver une solution susceptible d’éliminer les processus manuels, qui pourrait aussi permettre de migrer de manière fluide et précise la ferme SharePoint locale existante, notamment les comptes de gestion financière. Il était important qu’elle puisse montrer au travers des futurs audits que les informations n’étaient en aucun cas altérées et que leur sécurité était assurée.

« Avant de nous engager avec Quest®, nous étions coincés dans des processus manuels et nous devions faire face aux lacunes des options commerciales pour réaliser notre travail », explique Chris Reynolds, responsable de l’innovation et du développement produits. « Cela voulait dire que nous n’étions pas en mesure de procéder facilement à une restauration granulaire d’un document ou d’une bibliothèque avec l’assurance que la tâche serait effectuée correctement. »

Pour AGEM, le problème ne résidait pas tant dans le volume de données à migrer, que dans la nécessité de trouver un produit capable de déplacer les données en toute sécurité, et qui serait en plus suffisamment flexible pour migrer des volumes variables.

LA SOLUTION

« Quand nous avons commencé à nous intéresser à Quest, nous avons été stupéfaits par la fluidité avec laquelle nous pouvions réaliser la migration. » Quest a activement collaboré avec AGEM et écouté longuement ses attentes pour mieux comprendre ce que l’organisation cherchait à réaliser et comment elle voulait y parvenir. Quest s’est ensuite approprié cette connaissance pour présenter sa solution, Metalogix Essentials for Office 365, et un calendrier de lancement vers la réussite.

« Quest nous a montré comment ils pourraient nous aider à atteindre notre but. Ils ne se sont pas contentés de nous vendre des licences sans nous proposer un plan comme certains de leurs concurrents », reconnaît Chris Reynolds. « Cela a changé toute notre approche. »

AGEM a commencé par migrer de petites quantités de données pour s’assurer qu’elle respectait les standards du NHS lorsqu’elle déplaçait du contenu financier sensible depuis les instances locales vers le Cloud. Elle était ravie de pouvoir garder le contrôle des versions et de voir le contenu aussi bien localement que dans le Cloud. Cela l’a rassurée sur sa capacité à faire face à tout moment à n’importe quel type d’audit.

En outre, AGEM était en mesure d’exploiter l’automatisation de l’outil, ce qui lui donnait les moyens tactiques de se concentrer sur d’autres parties de l’activité. Quest lui permettait d’accomplir bien plus de choses et de réduire son niveau de stress, car elle n’avait plus à traiter les processus manuellement ni à s’inquiéter des erreurs humaines.

« En réduisant de manière significative le nombre d’heures de travail nécessaires pour effectuer la migration, nous n’avons pas eu à attendre pour constater le retour sur investissement. Et les erreurs des utilisateurs ne sont plus source d’inquiétude », précise Chris Reynolds.

LES RÉSULTATS

« Sans Quest, je n’aurais pas été en mesure d’accomplir tout ce que j’ai fait. Les données financières que nous avons migré résideraient encore sur un serveur qui fonctionne à peine. Si nous avions dû déplacer cette quantité de données avec ce nombre de dossiers et de sous-structures, deux personnes auraient dû s’y consacrer pleinement pendant un mois, alors qu’un jour nous a suffi. »

La formation et le support au travers de la Quest Metalogix Academy a réellement aidé AGEM. Le support technique a été imbattable. Par exemple, AGEM utilisait des caractères spéciaux notamment un cadenas qui ne s’affichait pas correctement dans l’interface Metalogix Essentials for Office 365. L’équipe de support technique a résolu le problème dans la mise à jour hebdomadaire.

« Quelques semaines ont suffi pour disposer de l’outil parfait. Il n’a pas été nécessaire de faire un tour de table pour s’assurer que tout fonctionnait. Quest possède une flexibilité incroyable qui lui permet d’évoluer dans un environnement en constante mutation. Nous savons que Quest est capable de renouveler sa prestation, et nous pouvons toujours consulter l’audit. Nous avons confiance et foi en la solution. »

Tout en poursuivant son parcours vers le Cloud, AGEM s’intéresse à demain et investit dans une équipe Office 365 en contact avec la clientèle en vue de déployer des solutions pour les clients afin de leur permettre d’être rapidement opérationnels.

Son objectif est de profiter de son expérience acquise avec Quest pour compiler un service pour ses clients. AGEM est désormais capable de rationaliser les données, de trouver les déchets, ce qui constitue environ 80 %, et de migrer uniquement ce qui est nécessaire. Son équipe Office 365 a gagné en agilité et est désormais en mesure de répondre de manière plus efficace et efficiente, ce qui lui permet de se concentrer sur sa fonction première.

« Nous cherchons à présent d’autres façons d’utiliser les solutions Quest Metalogix. Nous en parlons autour de nous, et nous voulons que d’autres puissent profiter du même retour sur investissement que nous », ajoute Chris Reynolds. « Je crois vraiment en Metalogix Essentials for Office 365. La solution a bien fonctionné et elle continue de bien fonctionner. »

Le NHS rassemble des centaines d’organismes proposant des services différents sous une même bannière, et AGEM est l’une de ses cinq Commissioning Support Units. L’interopérabilité entre les organismes sera la clé de la modernisation du NHS. La simplification des données backend en est un élément essentiel, et c’est précisément là que se positionne Quest.

« Nous voulons que tout le monde se tourne vers nous pour nos pratiques d’excellence, et avec le soutien et l’aide que nous apporte Quest, nous savons que nous pourrons tout réunir dans un service qui aidera nos clients et les autres unités opérationnelles du NHS », poursuit Chris Reynolds.

À propos du NHS

L’organisation NHS Arden and GEM (AGEM) Commissioning Support Unit propose de nombreux services au NHS England. C’est aussi l’une des plus grandes CSU de Grande-Bretagne. Partenaire de valeur et de confiance pour les commissaires, les autorités locales et les prestataires, elle les aide à relever les défis qui se présentent à eux lors de l’élaboration de services intégrés, rentables et de qualité supérieure pour de meilleurs résultats en matière de santé. Elle met sa passion du travail collectif au service de ses clients, afin de leur proposer des services intégrés, rentables et de qualité supérieure pour de meilleurs résultats en matière de santé pour tous.

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