Die Commissioning Support Unit NHS Arden & GEM sorgt mit Quest Metalogix für eine nahtlose und sichere Datenmigration

DIE HERAUSFORDERUNG

Das IT-Team von AGEM bestand nur aus drei Mitarbeitern, die 1500 Benutzer auf Office 365 betreuen. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, in ihrem gesamten Wirkungsbereich nach Skaleneffekten Ausschau zu halten.

Vor sechs Jahren legte AGEM für sich selbst und für seine Kunden das Ziel fest, der Cloud Priorität einzuräumen. Den IT-Mitarbeitern war klar, dass sie SharePoint 2007 und SharePoint 2010 nach Office 365 migrieren mussten. Doch angesichts der begrenzten Ressourcen des Teams standen sie der Aufgabe gegenüber, SharePoint 2010 manuell nach Office 365 zu migrieren. Sie wussten jedoch, dass es sich lohnen würde, denn Office 365 ist flexibel, für die Cloud geeignet und zudem ein wichtiges Element der Upgrade-Strategie des Unternehmens. Ihnen war bewusst, dass es aufgrund der insgesamt komplexen Umgebung ein langer Weg bis zur Ziellinie werden würde.

Ausgangspunkt war eine unzusammenhängende IT-Landschaft, die sich über ein großes geografisches Gebiet erstreckte und Kunden in 60 CCGs, NHS England (NHSE) sowie Anbieterverbände und lokale Behörden umfasste. Das Gefüge änderte sich laufend und nahm an Komplexität zu. Daher war dem Team klar: Sie durften keine Zeit verlieren.

Sie begannen also damit, manuell den Wechsel von einem Umfeld mit separaten Altsystemen zu einer integrierten, intelligenten Lösung zu vollziehen.

Da sie die Migration von SharePoint 2007 und 2010 nach Office 365 manuell vollzogen, bestand ein erhebliches Fehlerrisiko. Die Aufgabe nahm den gesamten Tagesablauf in Anspruch, der Durchsatz war gering, und es blieb keine Zeit mehr, sich auf die übrigen Kernaufgaben zu konzentrieren.

So war es eine der ersten Aufgaben für AGEM, eine Lösung zu finden, die das manuelle Verfahren ersetzen, aber auch zweifelsfrei nachweisen konnte, dass es ihr lokales SharePoint-Altsystem einschließlich der Finanzmanagementkunden präzise und nahtlos migrieren würde. Es war wichtig, bei zukünftigen Betriebsprüfungen belegen zu können, dass die Daten in keiner Weise verändert worden und sicher waren.

„Vor unserer Geschäftsbeziehung mit Quest® mussten wir uns auf manuelle Abläufe verlassen und uns bei der Arbeit mit den Defiziten von Standardlösungen zufriedengeben“, berichtet Chris Reynolds, Leiter für Innovation und Produktentwicklung. „Wir waren somit nicht in der Lage, ein Dokument oder eine Bibliothek ganz einfach auf granulare Weise wiederherzustellen – noch dazu mit der Gewissheit, dass es auch korrekt geschehen würde.“

Für AGEM ging es nicht in erster Linie um die Datenmenge, die zu migrieren war. Gefragt war ein Produkt, das die Daten auf sichere Weise verschieben konnte und zugleich die Flexibilität bot, kleinere Datenmengen ebenso zu verschieben wie größere.

LÖSUNG

„Als wir Quest zum ersten Mal in Aktion sahen, waren wir verblüfft, wie nahtlos die Migration gelang.“ Quest nahm sich ausreichend Zeit für AGEM und hörte sich aufmerksam an, was das Unternehmen erreichen und wie es dorthin gelangen wollte.Ausgehend von den gewonnenen Erkenntnissen präsentierte Quest Metalogix Essentials for Office 365 als Lösung und legte dar, wie der Fahrplan zum Erfolg aussehen würde.

„Quest hat uns genau aufgezeigt, wie wir unser Ziel erreichen konnten, anstatt einfach nur zu versuchen, uns Lizenzen zu verkaufen, ohne einen Plan zu präsentieren, wie es vielleicht bei anderen Anbietern der Fall gewesen wäre,“ bestätigt Reynolds. „Dabei wurde auf einen ganz neuen Ansatz umgeschwenkt.“

AGEM verschob zu Beginn nur kleine Datenmengen, um dadurch sicherzustellen, dass bei der Migration vertraulicher Finanzdaten von lokalen Systemen in die Cloud sämtliche NHS-Anforderungen erfüllt wurden. Die Beteiligten waren begeistert, dass sie die Versionskontrolle beibehalten und die Inhalte sowohl lokal als auch in der Cloud einsehen konnten. So waren sie zuversichtlich, jederzeit für eine Betriebsprüfung jeglicher Art bereit zu sein.

Darüber hinaus erlangte AGEM dank der Automatisierung des Tools den taktischen Vorteil, sich auf andere Geschäftsbereiche konzentrieren zu können. Mit Quest konnte AGEM ein ungeahntes Arbeitspensum bewältigen und zugleich das Stressniveau senken, denn manuelle Abläufe und die Sorge um Benutzerfehler gehörten nun der Vergangenheit an.

„Die Rentabilität stellte sich nahezu umgehend ein, denn wir konnten die für die Migration aufgewendeten Arbeitsstunden erheblich verringern, und wir müssen uns keine Sorgen mehr um mögliche Benutzerfehler machen“, erläutert Reynolds.

ERGEBNISSE

„Ohne Quest wäre das, was wir erreicht haben, nicht möglich gewesen. Die Finanzdaten, die wir jetzt migrieren konnten, lägen nach wie vor auf einem Server, der kaum noch funktionierte. Hätte eine solche Datenmenge mit all den Ordnern und Teilstrukturen manuell verschoben werden müssen, wären zwei von uns einen Monat lang beschäftigt gewesen, aber so haben wir das an nur einem Tag geschafft.“

Schulung und Support durch die Quest Metalogix Academy waren für AGEM eine große Hilfe. Der technische Support war von allererster Güte. Beispielsweise gab es Sonderzeichen, u. a. das Symbol eines Vorhängeschlosses, die auf der Benutzeroberfläche von Metalogix Essentials for Office 365 nicht richtig angezeigt wurden. Mit dem folgenden wöchentlichen Update hat das Support-Team diesen Fehler korrigiert.

„Das richtige Tool macht sich binnen Wochen bezahlt. Es muss niemand da sitzen und zum richtigen Zeitpunkt einen Hebel umlegen, damit es funktioniert. Quest verschafft uns ungeheure Flexibilität, damit wir mit dem sich ständig ändernden Speicherbedarf Schritt halten können. Wir wissen, dass Quest immer wieder unsere Erwartungen erfüllt, und wir sehen der Betriebsprüfung jederzeit gelassen entgegen. Wir haben vollstes Vertrauen in die Lösung.“

Bei der weiteren Umstellung auf die Cloud denkt AGEM an die zukünftigen Anforderungen und investiert in ein Office 365-Team, das den Kontakt mit den Kunden pflegen und Lösungen für Kunden bereitstellen soll, damit es auch dort zu schnellen Umstellungen kommt.

Sie möchten sich ihre Erfahrungen mit Quest zunutze machen und auch die Kunden durch Serviceleistungen davon profitieren lassen. Sie sind jetzt in der Lage, die Datenverarbeitung zu rationalisieren: Sie erkennen den „Datenmüll“, der erfahrungsgemäß um die 80 % ausmacht und migrieren nur, was wirklich notwendig ist. Das Office 365-Team von AGEM ist flexibler geworden und kann dadurch effizienter und wirkungsvoller reagieren – und dabei ganz seinen Kernkompetenzen nachkommen.

„Wir prüfen zurzeit viele weitere Möglichkeiten, die Lösungen von Quest Metalogix zu nutzen. Wir geben unsere Erfahrungen auch weiter, denn andere sollen ebenfalls in den Genuss der schnellen Investitionsrendite kommen – genau wie wir“, berichtet Reynolds. „Ich zweifle nicht im Geringsten an Metalogix Essentials für Office 365. Es hat bislang gut funktioniert – und es funktioniert immer noch gut.“

Der staatliche englische Gesundheitsdienst NHS umfasst Hunderte von Organisationen, die unter demselben Dach verschiedene Dienstleistungen erbringen, und AGEM gehört zu einer von fünf so genannten Commissioning Support Units (CSUs). Bei der weiteren Entwicklung des NHS wird die Interoperabilität eine entscheidende Rolle spielen. Ein kritisches Element ist dabei die Rationalisierung von Backend-Daten, und genau da kommt Quest ins Spiel.

„Wir möchten, dass sich die Leute an uns wenden, wenn es um die besten Verfahrensweisen geht. Mit der Hilfe von Quest können wir alle gewonnenen Erkenntnisse in Serviceleistungen einfließen lassen, mit denen wir unsere Kunden und andere NHS-Geschäftsbereiche unterstützen“, schließt Reynold.

Über NHS

Die Commissioning Support Unit NHS Arden & GEM (AGEM) unterstützt den NHS mit vielfältigen Dienstleistungen und gehört zu den landesweit größten Organisationen dieser Art. Als zuverlässiger und vertrauenswürdiger Partner hilft die Organisation Beauftragten, lokalen Behörden und Anbietern bei den Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, um integrierte, qualitativ hochwertige und kostengünstige Dienstleistungen zu etablieren, die das Gesundheitswesen verbessern. Mit großer Begeisterung arbeitet AGEM mit unseren Kunden zusammen, um integrierte, qualitativ hochwertige und kostengünstige Dienstleistungen bereitzustellen, die das Gesundheitswesen für alle Beteiligten verbessern.