Los archivos PST, Office 365 y el Camino a la Felicidad

Los archivos PST en un entorno empresarial pueden crear una variedad de problemas relacionados con seguridad, fuga de datos y gastos generales administrativos.  Mover los archivos PST hasta un archivo de correo de O365 puede eliminar los problemas creados por esos archivos.   En esta publicación veremos algunos de los problemas con los archivos PST y las estrategias para moverlos hasta O365. Primero, vamos a ver por qué los archivos PST son malos para la empresa.

  • Acceso Remoto – Generalmente los archivos PST son configurados para ser almacenados en un dispositivo de almacenamiento local o en una red compartida. En el mundo de hoy, donde tenemos acceso a cualquier dato, en cualquier momento desde cualquier lugar, su fuerza de trabajo móvil puede experimentar momentos cuando no tienen acceso a su archivo PST.  Los archivos PST pueden contener datos importantes que posiblemente no estén disponible cuando sea necesario.
  • Administración – Los archivos PST en general no son respaldados. Si un usuario almacena su archivo PST en su disco duro local es improbable que el archivo esté siendo respaldado en una base regular, como mucho.
  • Riesgo de Seguridad – Si sus archivos PST están siendo almacenados en un recurso compartido de red, es posible que los datos en el archivo PST puedan estar comprometidos. Los PST pueden fácilmente ser copiados o separados de Outlook y movidos a medios extraíbles y "alejarse".
  • Ley y cumplimiento - Los archivos PST son usados a menudo, pero no necesariamente a propósito, como una manera de evitar su bien definida política de retención de datos. Además, si su departamento legal es obligado a recuperar los datos para una demanda o una citación, podría consumir mucho tiempo y ser muy costoso recopilar todos los datos necesarios.

Estas son algunas de las razones principales por las que yo, además de la industria en general, pensamos que los archivos PST deberían ser eliminados del ambiente corporativo.  Por supuesto, hay otras cuestiones como la corrupción PST que iniciaría una solicitud de una mesa de ayuda que aumenta, en general, el costo de hacer negocios.  La eliminación de los archivos PST ayudará al negocio financieramente y a aumentar la eficiencia y la seguridad.

El buzón de archivo O365 es un buen lugar para mover sus PST.  Con la licencia de Office 365 Educación, E3, E4 y E5, el buzón de archivo de un usuario no tiene límite... Sí... ¡No hay límite!  Sin embargo, tiene un límite inicial de 50GB, pero lo puede aumentar si llama al soporte de Microsoft.  Por el momento, el límite de 50GB aumenta automáticamente en la región Asia-Pacifico y se dice que otras regiones van a seguir pronto.  Entonces, llamar al soporte de Microsoft para aumentar el límite, va a ser una cosa del pasado.

Bueno, ¡esto es estupendo! ¡Espacio sin límites y no más problemas con archivos PST en toda la red! Este es un proyecto que no puede esperar.  Entonces, ¿cómo movemos nuestros archivos PST al buzón de archivo?  Usted tiene un par de opciones.

Opción 1: Microsoft tiene un servicio llamado Servicio de Importación de Office 365.  La idea aquí, para grandes cantidades de datos, es que copie los archivos PST a un disco duro y los mande a Microsoft.  Microsoft pondrá los datos en el buzón de archivo de cada usuario o en la ubicación que pida.  Mientras que todo esto suena simple, hay varios pasos extra que debe lograr primero.  Necesitará encontrar todos los archivos PST en su red.  ¡Buena Suerte!  También, necesitará crear un archivo de mapeo que asigne a cada usuario a los archivos PST que mandó.  Microsoft le proporcionará a usted un modelo para esto pero el proceso será largo, engorroso y propenso a errores.

Opción 2: Quest Migration Manager for PSTs es una solución completa para lograr las siguientes tareas durante un proyecto de migración de archivos PST:

  1. Descubrimiento – esta solución tiene robusta tecnología de descubrimiento para buscar archivos PST en servidores de red, terminales y medios extraíbles. Es rápido y también identificará al usuario\dueño del archivo PST, así que no es necesario el archivo de mapeo. Nosotros cuidamos de eso.  También, puede determinar si el archivo PST está adjunto a un perfil y “en uso” o si es solo un archivo PST que no es parte de ningún perfil. 
  2. Preparar el archivo PST para la migración – A menudo, los archivos PST están protegidos con contraseñas o podrían estar en la necesidad de reparaciones, es posible que algún tipo de corrupción pueda haber comprometido la integridad del archivo. Migration Manager for PSTs resolverá estas cuestiones antes de que migre los datos a O365. Además, Migration Manager for PSTs removerá los datos duplicados la cual ayudará a reducir la cantidad de información que deben ser movida a los buzones de archivos.
  3. Migrar - Migration Manager for PSTs es rápido. No hay más que decir.

Eliminar los archivos PST en su red no tiene que ser un proyecto largo y doloroso.  Con soluciones diseñadas para abordar esta cuestión el camino no es tan difícil como piensa.

Para más información sobre Migration Manager for PSTs y descargar un software de prueba, echa un vistazo a la página del producto aquí:

https://www.quest.com/mx-es/products/migration-manager-for-psts/

Anonymous