NHS Arden & GEMコミッショニング・サポート・ユニットが、Quest Metalogixソリューションを使用してシームレスかつセキュアに移行

課題

AGEMでは、わずか3名からなるITチームが、Office 365の1,500人のユーザ管理を担当しました。 彼らは活動の一環として、全体に及ぶスケールメリットを追求しています。

6年前、AGEMは組織自体とそのお客様を対象としたクラウドファーストの目標を掲げました。 ITチームでは、SharePoint 2007とSharePoint 2010をOffice 365に移行する必要があることが分かりました。 ところが、チームのリソースに限りがある状態で、SharePoint 2010からOffice 365への移行を手作業で行うという問題に直面しました。 Office 365の価値は認識していました。柔軟性と拡張性があることがその理由で、アップグレード戦略の重要な部分でした。 チームは、組織全体の環境が複雑なためにゴールラインまで道のりが長くなるだろうということに気づきました。

最初に直面したのは、60のCCGやNHS England（NHSE）の顧客の基盤となる、広大な地域に広がる情報が一致していない問題でした。この情報は自治体でも利用しており、プロバイダーの信頼を支えるものです。 エコシステムは絶えず進化して複雑さを増しており、時間に余裕がないことがわかりました。

チームは、まったく性質の異なるレガシーポジションから、1つの統合されたインテリジェントソリューションに手作業で移行するプロセスを開始しました。

SharePoint 2007とSharePoint 2010からOffice 365に手作業で移行していたため、人為的エラーのリスクが高い状態でした。またワークロードが浪費され、スループットも遅く、重要な業務に集中することができませんでした。

AGEMの最初のタスクの1つは、手動のプロセスを排除できるだけではなく、財務管理アカウントを含む、ローカルにあるレガシーのSharePointファームを正確かつシームレスに移行可能と証明できるソリューションを見つけることでした。 重要なのは、将来監査を受ける際に、情報が一切変更されておらずセキュアであると示すことができる点でした。

「Quest®を導入する前は、手作業の処理に忙しく、作業用に事前に用意されているオプションの不備に対応してばかりでした」とイノベーション & 製品開発責任者のChris Reynolds氏は述べました。 「つまり、正しく行われるだろうという確信を持って、文書やライブラリを簡単にきめ細かく復元する方法がありませんでした」

AGEMでは、移行に必要な量はそれほど多くありませんでした。 データをセキュアに、かつ量の多少にかかわらず移行できる柔軟性を備えた製品を必要としていました。

ソリューション

「Questに注目したところ、いかにシームレスに移行を実現できるかを知り、非常に驚きました」 QuestはAGEMと積極的に連携し、AGEMが何を達成しようとしているのか、どうやって達成したいのかについてじっくりと耳を傾けました。Questはその知識を活用して、QuestのソリューションであるMetalogix Essentials for Office 365を提示し、成功へのロードマップを示しました。

「Questは、ライセンスを売りつけるだけで計画を示してくれない競合他社とは異なり、目標達成にどのように寄与できるのかを示してくれました」とReynolds氏は言います。 「それが、AGEMのアプローチを一変させたのです。」

AGEMは少量のデータの移行から開始しながら、機密性の高い財務コンテンツをオンプレミスデータからクラウドに移行する際に、NHSのすべてに確実に準拠するようにしました。 AGEMは、バージョン管理を維持できること、コンテンツをオンプレミスでもクラウドでも参照できることに驚嘆しました。 どんな種類の監査にもいつでもすぐに対応できるとわかったことは安心材料でした。

さらに、AGEMは、ツールのオートメーションを活用することで、ビジネスの他の部分に集中するための戦術的な能力を獲得しました。 Questを使用して、これまで以上に作業を遂行でき、ストレスレベルを下げることができました。手作業のプロセスに直面することも、ヒューマンエラーについて心配したりする必要もなくなったためです。

「移行に必要な工数を大幅に削減することで、すぐにROIを確認することができ、ユーザのミスに伴うリスクを心配する必要がなくなりました」とReynolds氏は言います。

結果

「Questがなければ、今実行している業務は不可能でしょう。 移行した財務データは今でも、まともに機能しないサーバに残ったままになっていたでしょう。 あの量のデータをフォルダとサブフォルダの数に合わせて移動するとすれば、私たち2人がかりで1か月必要でした。それを1日で行うことができたのです。」

Quest Metalogix Academy提供のトレーニングとサポートは、本当に役立ちました。 テクニカルサポートもどこにも負けていません。 例えば、パドロック記号などの特殊文字を使用していたのですが、これはEssentials for Office 365のインターフェイスでは正しく表示されませんでした。 サポートチームは、翌週のアップデートでこれを修正しました。

「適切なツールを使えば、数週間で効果があります。 確実に動作するように、人がその場にいて操作する必要はありません。 Questには絶え間なく変化する環境に合わせて進化する驚異的な柔軟性があります。Questは時間を節約できます。また私たちはいつでも監査に対応できます。 私たちはこのソリューションに信頼と信用を寄せています」

クラウドへ移行する作業は続いていますが、AGEMでは将来を見据えてお客様対応のOffice 365チームに投資し、迅速な対応が可能なお客様向けソリューションの導入を目指しています。

AGEMでは、Questとの共同作業の経験を活かし、それをお客様向けのサービスとしてまとめたいと考えています。 今では、データを合理化し、不要なデータを見つけることができます。不要なデータは通常80%ほどあり、必要なものだけを移行します。 AGEMのOffice 365チームはより機敏になり、より効率的で効果的な方法で業務に対応し、中心となる役割に集中できるようになりました。

「AGEMでは現在、Quest Metalogixソリューションを利用できる他の多くの方法を検討しています。 その評判を広めて、他の人たちにも、私たちと同じROIを得てほしいのです」とReynolds氏は述べました。 「私は、Metalogix Essentials for Office 365を本当に信頼しています。 過去も現在も安定して機能しているためです」

NHSは、1つの傘の下で異なるサービスを提供する何百もの組織の巨大な集合体であり、AGEMは5つのコミッショニング・サポート・ユニットの1つです。 NHSが前進するにつれて、組織間の相互運用性が重要になっていきます。 それを支えるために重要な要素はバックエンドデータの合理化ですが、これはQuestの得意とするところです。

「AGEMがベストプラクティスを求めている姿をすべての人々に見てほしいのです。Questの継続的なサポートと支援により、業務をすべてまとめ上げ、お客様やNHSの他のビジネスユニットに役立つサービスにできることがわかりました」とReynolds氏は述べています。

NHSについて

NHS Arden & GEM（AGEM）コミッショニング・サポート・ユニットは、NHS Englandにさまざまなサービスを提供している、イギリス国内最大級のCSUです。 AGEMは各種機関、地方自治体、販売業者に高い評価を受け、信頼できるパートナーとして活動しており、健康転帰の改善を目指した高品質かつ高コストパフォーマンスの統合サービス構築に向けた課題に取り組んでいます。 お客様と協力して業務を行うことを大切にしており、すべての人々の健康転帰改善を目指した、高品質かつ高コストパフォーマンスの統合サービスを提供しています。