1980年代後半にグループウエアの先駆けとして登場してきたLotus Notes/Domino(以下Notes)
IBM
が買収した事でも有名ですが、インターネット技術の普及と共に企業に浸透して行きました。非常にユニークなシステムなため簡単に他のプラットフォームに移行する事も難しく、ユーザーに使い込まれたシステムほど、まだまだ現役で活躍しているのではないでしょうか。
しかしながら、そのNotesIBM201812月に突然インドのHCL Technologiesへの売却を発表しました。ここでにわかに継続性に関する不安が急浮上して来る事となりました。
また、長年使われて来たNotesは、それがNotesの特長でもあったのですが、「エンドユーザーでもアプリケーション開発が出来る」というポリシーが次のような課題点を作り出してしまいました。

  • アプリケーションが乱立
  • IT部門によるガバナンスが低下
  • 古いバージョンのまま使われ続けている
  • IT戦略が困難な状況に陥っている

実際には、このような課題を抱えたNotesが多いのではないでしょうか。
これら4つの課題は、Office 365という新たなプラットフォームを選択するだけで、課題解決が可能なのです。
Notes
を利用していた多くのユーザーが、Office 365という新たなプラットフォームへの移行を選択されています。では、どうやってNotesからOffice 365への移行を実現すれば良いのかを次からご説明させて頂きます。

NotesOffice 365に移行するには?

Notesは、メール、カレンダー、データベース、ワークフロー。と代表的なものを挙げても複数の要素から構成されており、移行を実施しようにも新たなプラットフォームでの莫大な再開発の費用が想定されるため移行が現実的ではありませんでした。
しかしここに来て、継続性への不安が湧き起こって来たため、何か良い移行方法を早急に見つけ出し、新たなプラッフォームへの移行を実現すべきではないでしょうか。
また、実現すべき新たなニーズとしては、昨今の働き方改革やワークスタイルの変化に伴い、Notesでは経営者や利用者へのニーズ対応が非常に困難になっていました。
このような背景から、利用者の利便性や生産性を向上でき、ワークスタイルの変革を実現出来る新たなコミュニケーション基盤の実現のために、新たなプラッフォームとしてOffice 365への移行が推進されています。

NotesOffice 365を共存させる!

NotesからOffice 365への移行には、メール、カレンダー、データベース、ワークフローなどの移行があります。メールとデータベース移行は比較的シンプルですが、ワークフローは作り直しを検討する事が多く、移行に膨大な時間と費用を必要とするため、移行がためらわれるケースが多く見受けられます。
それらを解決する方法として。

  • NotesOffice 365を共存させる

という方法を採用することでNotesからOffice 365への移行に伴う懸念事項を軽減できます。異なるシステム環境を共存させることで、メール、カレンダー、データベース、ワークフロー移行の影響を軽減し、Office 365を利用しながら、必要なデータ移行を順次実施することが可能になります。

NotesからOffice 365への具体的な移行イメージ

共存環境を構築するためには、Quest Software社のCoexistence Manager for Notes(以下CMNと記述)を利用する事によって実現が可能です。
より具体的には、Domino/NotesExchange/Outlookの環境を共存させます。それによりメールシステムの移行や切り替えに伴うユーザー影響を軽減する事が出来ます。

カレンダー機能の空き時間情報の相互参照が可能

  • DominoExchangeでカレンダーの空き時間を相互参照出来ます
  • 双方向から会議通知メールの送信や返信ができます
  • 会議取り消しなどによるカレンダー更新が自動的に反映されます。

メールの相互転送(会議開催の通知、Notes文書リンクの変換、アクティブメール)

  • 移行状況に応じて適切にメールを転送出来ます
  • メールシステムの非互換部分を検出した場合、適切な変換に変更します。
  • アクティブメールの活用により、OutlookからNotesメール固有の機能を確認できます。

ディレクトリ情報を同期する事ができる。

  • ディレクトリコネクタがDominoと Active Directoryのディレクトリ情報を同期します。

CMNによってNotesからOffice 365へ移行したユーザー事例

日本企業では大手メーカー、大手都市銀行でCoexistence Manager for Notes(CMN)を運用されています。

  • これらの企業はNotes移行に伴うビジネスの生産性を維持しながら、Notes移行を円滑に進めるためにCMNを採用されました
  • 大手メーカーはグローバル規模で11万メールボックスを共存し、大手都市銀行は海外部門やグループ企業など複数拠点でメールボックスの共存を実現しています
  • CMNを導入する理由は、Notesメール、Notesアプリケーション、Notesワークフローの移行状況に影響される事なく、すぐにOffice365を利用できるからというのが採用の一番の理由です
  • NotesExchange Onlineの共存により、Notesメール移行に伴うカレンダー参照の問題と、NotesメールとNotesアプリケーションやNotesワークフロー移行のタイムラグなどの問題を解決することが出来ました

新・旧2つの環境を共存させる事ができれば、メール環境も順次移行する事が出来ます。CMNを利用することで、Office 365では開けないNotes固有のメールやワークフローを適切に変換してOffice 365へ送るため、Office 365に移行したユーザーとまだ移行されていないNotesユーザーがその違いを意識する事なくメールシステムを利用する事が可能になります。共存環境の実現により、移行に伴う情報システム担当者のリスクを軽減でき、エンドユーザーの利便性を損なう事なく新たなプラットフォームへの移行が実現できます。

まとめ

Notesの移行先として新たなプラットフォームであるOffice 365を選択するのは、もはやあまり選択の余地もなく、必然のような状況です。そのような状況であればNotesからの移行をいかに安全にかつ確実に実施出来るのかが移行プロジェクトの成否に関わって来ます。新・旧の環境を共存させながら移行ができるツールは、Quest Software社のCoexistence Manager for Notesのみとなっています。今まで移行方法や期間、費用で躊躇されていた方も是非このユニークなツールの検討をされてみてはいかがでしょうか。

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Coexistance Manager for Notes

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